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To make your sale and listing go as smoothly as possible there are a number
of documents required by Quebec law that you, the vendor, have the
responsibility to furnish. A Realtor must have many of these documents on
file in order to list a property for sale. The following are most common:
Title Deed
This is the authentic, Notarized copy of the act of sale when you acquired
the property. If you do not have the deed you must see your Notary to
acquire a copy. It is the vendors obligation to provide clear title. If any
doubt exists I highly advise you to consult a Notary and have any problems
cleared up immediately. Don’t wait till an offer comes in, sometimes these
things may take time.
Transmission Documents
If you have acquired the property by other means (through a family estate or
divorce settlement etc.) it will be necessary for you to provide the proper
documents for proof of ownership.
Power of Attorney
Needed if you wish to give authority to sell your property to some other
trusted person. Note that such a mandate must be very clearly set out
(purpose, sale, time frame, price, location etc) and must be issued by a
Quebec Notary. A general power of attorney will not be sufficient and not
acceptable by the acting Notary.
Certificate of Location and/or Survey
A survey is a plan of your lot showing the dimensions of all sides
and the angles of each border. Usually attached to a survey is a technical
description describing the boundaries of the property in words. You will
only be required to furnish a new survey if the old version is deemed to be
inadequate or outdated by the acting Notary. There are various forms of
surveys, you can check with a land surveyor or Notary to determine what will
be necessary and what options you may have. If there are buildings on the
property you will be required to furnish a certificate of location.
A certificate of location is a survey which locates the buildings on
the lot. Depending on age, the certificate of location may also show the
location of wells, septic systems, driveways, right of ways and more. A
certificate of location is necessary to prove to the buyers, bank and Notary
that there are no encroachments or problems with the location of the
buildings or lot improvements. Also it will ensure conformity with building
restrictions and bylaws. By Quebec law it is the responsibility of the
vendor to furnish and pay for a new certificate of location where the
previous one needs to be modified in any way. Don’t wait, have one prepared
now by a Quebec land surveyor so that a sale will not be delayed or
cancelled later.
IMPORTANT: Quebec
is going through a cadastral reform so your lot number may change in the
near future. If so you may need to have a new certificate of location just
for this reason so in some cases it may not be wise to order one until an
offer is accepted. Despite this if there is the smallest chance that
there could be a problem with your lot lines you should have a certificate
of location done as soon as possible.
Municipal & School Tax Bills
A copy of all tax bills will be needed as proof as to how much tax is
levied. This is one of the most often asked questions by prospective buyers.
Receipts for taxes paid should be submitted so that the acting Notary can
reimburse you.
Septic System Information
Most buyers will make a sale conditional to obtaining proof that the septic
system is functioning correctly. Your municipal office may issue a
certificate or a letter (stating that there are no
obvious signs of pollution or complaints against the system) or may have
information on file if the system was inspected or a permit was issued at
the time of installation. Take the time to obtain copies as they will
definitely be needed.
IMPORTANT: Unless you have a new(er) septic system or have a recent inspection report on hand, have the
system emptied and obtain a WRITTEN report or at the very least some
evidence that the system is functional. This should be done right away as
soon as you list your property for sale if not before.
Electric Bill
A recent copy of your Hydro bill will show the yearly total of electricity
usage, which is another very common question. It will also have a record of
your electric meter number to facilitate the buyer setting up a new account.
Fuel Bills
If you have an oil, gas or bi-energy furnace providing an annual record of
bills will show the heating costs of your home. Include cost of wood if you
use a woodstove or other types of alternate heat.
Water Sources & Tests
In most cases, offers are made conditional to obtaining a potable water test
from the well (if you are on a private system). You may choose to wait till
you have an accepted offer but beware, surprisingly enough many wells do
test over acceptable standards. It is easy enough to disinfect a well which
is all that could be necessary however this solution may not always work.
Also if it’s mid-winter and there are three feet of snow and ice... you get
the picture. A bank will not disburse funds without this critical test,
there is no way around it!
If you have ever run short of water or if you have exceptionally hard water
it would be important to declare this upfront. If you have a surface well,
sand point, or get water from a lake or river you may have to have a Ultra
Violet purification system installed to ensure a potable water source.
IMPORTANT: Better to check now,
take a test NOW and then let the buyer check again at the time of purchase.
Insurance
A recent copy of your insurance policy or invoice showing the yearly cost of
insurance. Note that insurance may be a problem for a new owner (if your
property does not comply with newer building standards) as insurance
companies will be far more prudent for a new policy. If the buyer cannot
insure the property no bank will disburse funds for a mortgage which may
cause really bad problems for both parties.
IMPORTANT: Watch out especially if you have older installations of
heating furnaces, oil or propane tanks, chimneys, woodstoves and fireplaces.
Receipts for Renovations
By Quebec Law any statements made by a Realtor regarding renovations or
upgrades to your property must be backed up by written proof in the form of
bills or receipts. If you have neglected to keep such bills it will be
necessary for you to make a written declaration of the work done to allow
promotion of this information to potential buyers.
Lease
If your property is rented a copy of the rental agreement or lease will be
necessary. Check with the Regie du Lodgement du Quebec to be aware of your
obligations and rights. Up to six months notice, in advance, may have to be
given to your tenant.
Road Maintenance Costs,
Association Dues etc.
Any other costs associated with ownership or maintenance of the property.


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Pour vous rendre la tâche plus facile, il est de votre obligation et
responsabilité de remettre certains documents, conformément aux lois du
Québec, et de les fournir promptement et clairement. Voici une liste des
documents le plus couramment requis :
Le Titre de Propriété
Ce document est la copie notariée authentique de l’Acte de vente que vous
recevez lorsque vous prenez possession de la propriété. Si vous n’avez pas
le titre de propriété, vous devez en obtenir une copie auprès de votre
notaire.
Il est dans l’obligation du vendeur de fournir un titre libre. Si tout doute
existe à ce niveau ou qu’il vous semble que certains détails ne sont pas
clairs, je vous recommande fortement de consulter votre notaire et de
rectifier toute erreur rattachée à ce document. N’attendez pas de recevoir
une offre d’achat avant d’acquérir ce document. Le facteur temps est
important et toute documentation devrait être à jour.
Document de Transmission
Si vous avez acquis une propriété par héritage ou par arrangement de divorce
ect, il en est de votre devoir de prouver que vous êtes propriétaire sous
forme de document légal.
Procuration
Une procuration est nécessaire si vous désirez autoriser qu’une personne de
confiance ait l’autorité de vendre votre propriété. Prenez note que ce genre
de mandat devrait être très clair et précis (raison, vente, temps alloué,
prix, endroit, etc.), et celle-ci devrait être approuvée par un notaire du
Québec. Une procuration générale ne sera probablement pas suffisante et ne
sera pas acceptée par le notaire intermédiaire.
Certificat de Localisation ou
d’Arpentage
Un arpentage est un plan démontrant les dimensions exactes d’une
propriété de tout côtés et de tout angles. On retrouve habituellement annexé
à l’étude, une description technique décrivant les limites de la propriété
par écrit. Vous n’aurez qu’à fournir une nouvelle étude que si elle est
considérée comme désuète ou n’étant plus adéquate par le notaire
intermédiaire. Il y a plusieurs genres d’arpentage. Vous pouvez vérifier
auprès d’un arpenteur ou d’un notaire afin de déterminer les éléments qui
seront nécessaires et les options vous étant offertes. S’il y a un ou des
bâtiments sur la propriété, vous aurez à fournir un certificat de
localisation.
Un certificat de localisation est un arpentage qui localise le(s)
bâtiment(s) sur le terrain. Selon l’âge du document, il est possible que
l’emplacement du puits, de la fosse septique, de l’entrée de voiture, des
droits de passage et autres détails y soit indiqué. Un certificat de
localisation est nécessaire pour prouver à l’acheteur, à la banque et au
notaire qu’il n’y a aucun empiétement ou problème quelconque quant à
l’emplacement de bâtiments ou de modifications du terrain. Ceci garantira
également la conformité avec toutes les restrictions relatives aux bâtiments
et les règlements municipaux. Les lois du Québec exigent que le vendeur
fournisse et paye les frais relatifs à l’obtention du certificat de
localisation, lorsque ce dernier doit être modifié de quelque manière que ce
soit pour être conforme. N’attendez pas à la dernière minute. Contactez un
arpenteur qualifié pour éviter qu’une vente ne soit pas éventuellement
retardé ou annulé.
IMPORTANT : Le gouvernement du Québec est en pleine réforme
cadastral ce qui veut dire que le numéro de votre terrain pourrait changer
dans un future proche. Ci cela est le cas vous aurez besoin d'un nouveau
certificat de localisation juste pour cette raison donc dans certain cas il
serait peut-être mieux d'attendre un offre accepter avant d'en commender un.
Malgré tout s,il y a doute d'un changement quelconque ou un problème avec
les limites de votre terrain vous devriez avoir un nouveau certificat de
localisation refait le plus tôt possible.
Taxe Scolaire et Municipale
Une copie du relevé de taxe sera requise comme preuve des sommes perçues.
Ceci est l’une des questions les plus populaires auprès des acheteurs
potentiels. Un reçu de taxes payées devrait être soumis pour obtenir un
remboursement du notaire intermédiaire.
Renseignement
pour le Système Septique
La plupart des acheteurs feront une offre conditionnelle à l’obtention d’une
preuve que le système septique est conforme et fonctionne correctement.
Votre bureau municipal peut émettre un certificat ou peut en avoir déjà un
dans votre dossier, si le système avait été inspecté préalablement ou si un
permit avait été émis lors de l’installation. Prenez le temps d’acquérir une
copie de ce document, car il vous sera définitivement demandé. Si la
municipalité n’a aucun document à cet effet au dossier, il y a possibilité
d’effectuer une inspection et d’émettre une lettre déclarant qu’il n’y a
aucun signe apparent de pollution ou de plainte contre le système. Contactez
votre municipalité et ils pourront vous expédier le document nécessaire
immédiatement.
IMPORTANT: À moins que vous ayez un nouveau système septique
ou un raport d'inspection récent en main, avoir le système vidanger et
obtenir un raport ÉCRIT ou au moins avoir évidence que le système est
fonctionel est primordial. Ceci devrait être fait immédiatement ausitôt que
vous inscriver votre propriété sur le marché.
Facture d’Électricité
Une copie de votre dernière facture d’Hydro démontrera la consommation
annuelle d’électricité. Ceci est une autre des questions communément
demandées. La facture contient également le numéro du compteur d’électricité,
ce qui facilitera la tâche à l’acheteur lors du transfert de compte.
Facture de Combustible
Si vous avez une fournaise à l’huile, au gaz naturel, ou biénergie : fournir
une copie du bilan annuel des factures démontrera les coûts de chauffage de
votre maison.
Test d’Eau
Dans la plupart des cas, une offre est conditionnelle à ce que le vendeur
fournisse un test d’eau potable provenant de leur puits (si vous avez un
système privé). Dans ce cas, vous voudrez peut-être attendre jusqu’au moment
où une offre est mise sur la table, mais chose surprenante, les résultats de
beaucoup de puits sont légèrement plus élevés que les normes établies par le
gouvernement. Il est quand même assez simple de désinfecter un puits, mais
si c’est durant la période d’hiver et qu’il y a trois pieds de neige et de
glace… enfin, vous comprenez au point où je veux en venir. Une banque ne
déboursera aucun montant d’argent sans ce test crucial. Il n’y a aucun moyen
de passer outre.
IMPORTANT: Vaut mieux vérifier maintenant, prenez un test
maintenant et laissez l'acheteur vérifier au moment de l'achat.
ASSURANCE Une copie
récente de votre police d'assurance ou une facture démontrant le prix par
année. Il est a noter qu'une nouvelle assurance pour un nouveau propriétaire
peu occasionnée un problême (si votre propriété n'est pas comforme avec les
nouveau standart de construction) car les compagnie d'assurance seront plus
prudent pour une nouvelle police. Si l'acheteur ne peut assurer la propriété
aucune banque ne dispercera les fonds pour un hypothèque ce qui occasionnera
d'énorme problême pour les parties impliqués.
IMPORTANT: Soyez prudent spécifiquement si vous avez de vieilles
instalations de fournaise, huile ou propane, cheminer, poèle à bois et
foyer.
Reçus pour des Rénovations
La loi du Québec exige que toutes affirmations déclarées par un agent,
incluant les rénovations ou tout autres améliorations apportées à votre
propriété, doivent être prouvées par écrit à l’aide de factures ou de reçus.
Si avez négligé de conserver de telles factures, il vous sera nécessaire
d’émettre une déclaration par écrit confirmant les travaux achevés, pour
promouvoir cette information aux acheteurs potentiels.
Bail
Si la propriété que vous désirez vendre est louée, vous devrez fournir une
copie du contrat de location ou du bail. Vérifiez auprès de la Régie du
Logement du Québec pour vous assurer de vos droits et obligations. Il est
possible que vous deviez donner jusqu’à six mois d’avis à votre locataire.
Coût de l’Entretien de la Route et
Frais de l’Association
Si applicable, et
incluant tout autre coût associé au propriétaire ou à l’entretien de la
propriété.
Notez que toutes personnes nommées sur le titre de propriété, doivent signer
tous les documents.
En ayant tous vos documents en ordre, vous êtes maintenant prêt à placer
votre maison sur le marché. Vous verrez qu’avec de la prévoyance, la vente
de votre propriété se fera avec facilité. S.V.P., notez par contre que
chaque cas est différent et que, parfois, d’autres documents peuvent être
exigés ou négociés dans le contrat d’une vente.
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